NHK高校講座

社会と情報

Eテレ 隔週 金曜日 午前10:20〜10:40
※この番組は、前年度の再放送です。

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今回の学習

第8回 インターネットの利用

メール活用してる?

  • 東京学芸大学附属国際中等教育学校 副校長 後藤 貴裕
学習ポイント学習ポイント

メール活用してる?

メール活用してる?
  • 緑川光さん
  • 松田好花さん

第8回のテーマは「メール活用してる?」。
司会は緑川光さん、一緒に学んでいくのは日向坂46の松田好花さんです。

松田さんは、ふだんメールは使わず、LINEやTwitterなどのSNSを多く使用しているようです。
一方、緑川さんは仕事でメールを使っているそうです。

緑川さん 「今LINEとかTwitterとか使っている人たちも、社会人になったらメールにシフトしていくんじゃないのかね?」

仕事現場ではメール?SNS?
  • 大手IT企業
  • 松村仁樹さん

実際に仕事現場ではメールとSNSのどちらを使用しているのでしょうか。
松田さんが訪れたのは、主にクラウドサービスなどの開発・提供をするIT企業の最大手です。
本社はアメリカにあり、全世界で約14万人もの人が働いています。

営業部マネージャーの松村仁樹さんが仕事で使っている、コミュニケーションツールを取材させていただきました。

松村さんの主な仕事は、何十人といる営業部隊をマネージメントすることです。
日本全国から海外まで各地で活動している人たちと緊密に連絡をとるのがポイント。
松村さんは3つのコミュニケーションツールを使っています。

  • コミュニケーションアプリ
  • 読まれたかどうか、いいね機能でわかる

松村さんがまず使用していたのが、一緒に仕事をするチームの人とやりとりをするためのコミュニケーションアプリ、仕事のやりとりで使えるSNSです。
仕事をするチームでグループ登録し、営業活動の会話や情報を投稿したりして、チームで緊密なコミュニケーションをとるために利用しています。

松村さん 「LINEのような速さで迅速にコミュニケーションできたり、Web会議やファイルを共有して一緒に編集することもできるようになっています。」

情報発信が一斉にできたり、送った内容が読まれているか確認できたりなど、メールにない機能があり、より円滑なコミュニケーションをとれるようになっているそうです。
また、このソフトはスマホでも使えるので、連絡を取りたい相手が会議中かどうかなど、状況を把握することもできます。
松村さんはこのソフトを使うことで、仕事の大半をこなしているんだそうです。

  • 企業版SNS(社内専用の掲示板)
  • オープンな場で投げかけることで議論が発展する

また、松村さんは社内専用の企業版SNSも仕事に活かしています。
グループだけでなく社内の誰でも自由に情報や意見をアップすることができる、いわば企業版のFacebookのようなツールです。
会社全体で連携を強めるために、こういったツールを活用している企業が増えてきているそうです。

松田さん 「会ったことがない人ともコミュニケーションをとることができるんですか?」

松村さん 「弊社だと海外にも拠点があったり、アメリカ本社の経営陣とやりとりしたりもできるツールになっています。」

アメリカの社長に直接意見を言ったり、返事をもらったりできるのは、オープンなSNSがあるおかげです。

松村さん 「メッセージがほかに共有されて、より多様な意見が取り入れられることで、より活発な場を持つことができるようになるので、仕事の上でもさらに広がりが持ててよいと思います。」

やっぱり時代はSNS。
では、あとひとつ松村さんが使っているコミュニケーションツールは何でしょうか。

  • メールも使っている
  • 重要な用件はファイルとして保存しておけるようにメールを使う

松村さん 「メールです、メールも使います。」

コミュニケーションアプリ、企業版のSNS、そしてメールも活用しています。
連絡はSNSで十分できるのになぜなのでしょうか。

松村さん 「一般的に、いただく名刺に載っているのはメールアドレスなので、最初の連絡はメールでやっています。社内でも本部からの重要なメールなどは、ファイルとして保存しておけるように、メールでやりとりしています。」

松田さん 「SNSじゃダメなんですか?」

松村さん 「SNSだとカジュアルに迅速にやりとりができる分、必要な用件・スレッドが埋もれていってしまうこともあるので、メールで残しておきたいなと。」

仕事をする上ではやりとりした内容をデータとして残したほうがいい場合が多くあります。
重要な用件を扱うとき、メールが活躍しているのです。

松村さんは仕事や、やりとりする内容に合わせて、使い分けをしています。

電子メールの仕組み
  • @より前はユーザ名、@より後はドメイン名
  • メールを扱っているサーバの場所を示しているのがドメイン名

メールが届く仕組みを見ていきましょう。
メールを送るときは、メールアドレスを使用します。
@より前をユーザ名、@より後をドメイン名といいます。

インターネットのURLでは、Webページがインターネット上のどこのサーバにあるかを示しているのがドメイン名でした。
メールの場合も、メールを扱っているサーバの場所を示しているのがドメイン名になります。

  • プロトコル

メールソフトを使用し、自分のサーバから相手の宛先を調べて相手のサーバへメールを送ります。
相手が自分のサーバにメールがきているか確認をしに行き、メールをパソコンやスマホで受け取ることで見ることができます。

この一連の作業は、メールの送信はSMTP、受信にPOPというプロトコル、つまり世界共通の送受信の約束ごとを使用しています。

メール設定画面
  • メール設定画面

新しくメールの送受信を設定するときの画面です(画像)。
受信サーバにはPOPアカウント、送信サーバにはSMTPアカウントの入力を求められるので、サーバの場所を入力すればいいということになります。
ネットワークを通じてメールのやりとりを行っているので、途中で盗み見られる可能性があります。
添付ファイルを暗号化するなど、必要に応じてセキュリティに注意しなくてはいけません。
こうした、自分のパソコンやスマホからネットワークを経由してやりとりするメールのことを電子メールといいます。

また、メールボックスにあるメールを直接Webで見に行くWebメールという仕組みもよく利用されています。
インターネットがつながっていればどこでも閲覧可能で便利な反面、データはWeb上にあるため、自分のパソコンやスマホに残すことはできず、ネットにつながっていない場合は見ることも送ることもできません。

それぞれの仕組みを理解したうえで、自分にあった仕組みのメールを活用するようにしましょう。

メールを送ってみよう
  • 戸谷さんにロケの感想をメールで送る
  • 絵文字も使ってできたメール

ここで松田さんが実際にメールを作成してみます。
ナレータ担当の戸谷さんへロケの感想を送ります。
その際に、戸谷さんには気づかれないように、緑川さんにも送ります。

メールは、まず届けたい相手のアドレスを入力します。
ポイントは戸谷さんに気づかれないように、緑川さんにもメールが届くように設定する。

松田さん 「BCCな気がします。」

緑川さん 「やっぱり絵文字入れる派?」

松田さん 「入れたいですね、かわいくしたいので。」

こうして絵文字も使って、メールができました。

  • 後藤貴裕先生
  • 緑川さんのアドレスはBCCに入力

正しく書けているかどうか、後藤貴裕先生に確認していただきましょう。

後藤先生 「(戸谷さんのアドレスは)きちんと宛先のところに書いてます。ばれないように、という課題があった緑川さんのほうはBCC。きちんと理解していましたね。」

松田さん 「そうなんですよ。それだけは間違ってCCのほうに送ったら全部知られてしまうって危険なことだけ知っていたので。」

  • CCとBCC

メールアドレスを入力する欄には、宛先の他にCCBCCがあります。
どちらもメールのコピーが届けられますが、BCCに入力されたアドレスは他の受信者には表示されない仕組みになっています。

そして、メールを送るときに忘れてしまいがちなのが、件名の入力です。
松田さんはちゃんと入力できています。
 
後藤先生 「『初ロケ行ってきました』という報告なのだとわかる、非常にいい件名だと思います。」

  • 文字化けしている
  • 絵文字を入れた

後藤先生 「なんかここ。ボールが跳んだみたいに。(画像・左)」

松田さん 「絵文字入れたんですよ。驚きみたいな。(画像・右)」

これはソフトによって表現の対応するものが違う、いわゆる文字化けです。
SNSと違い、メールは送り手と受け手が同じ環境で読めるかどうかはわかりません。
特にメールの場合は、相手がどういう環境なのかを考えると、あまり特殊な機能は使わないほうがいいでしょう。

  • 相手の名前も自分の名前も書いていない

松田さんは、本分の中に相手の名前も自分の名前も書いていません。
SNSとは違いメールの場合は、メールアドレスで届くため、誰が誰に送ったメールなのかをわかるように相手と自分の名前を書くようにしましょう。

メール活用してる?
  • 仕事のやりとりはメールが中心、SNSはプライベートユース

後藤先生が、一般の社会人の方が仕事でどのようなコミュニケーション方法を使用しているのか、メールがきちん活用されているかを調べてみました。
その結果、仕事のやりとりはメールが中心だということがわかりました。
仕事をやるうえでは、名刺にメールアドレスが記載されているため、メールを使って連絡するのが一般的です。
出社してすぐにメールを確認するのが日課になっているから、という意見も多くありました。
しかしメールが万能というわけでありません。
メールは、受信側の設定によっては届かないこともあります。
DM(ダイレクトメール)やジャンクメールを予防するための受信拒否などの設定がされているケースもあり、肝心なところで届かなかったり、迷惑メールとして振り分けられたりすることもあるようです。

SNSは直近のやりとりの履歴が確認しやすく便利ではありますが、プライベートな場面で使うという意見がまだまだ多いようです。

後藤先生 「メールは、学生生活の中ではなかなか使わないツールかもしれないですけど、将来使う機会は必ずやってくると思うので、いろんな使い方やその時のサービスなど、技術によって新しい使い方も出てきたり、注意しなければいけないことも出てくるんですね。何が求められているのか考えながら使っていただければなと思います。」


それでは次回もお楽しみに!

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